E-Learning – technische Realisierung von digitaler Weiterbildung in sozialen Unternehmen – Teil 4

Technische Implementierung von E-Learning Formaten

Wir hatten bisher über die Gründe der Einführung von E-Learning gesprochen. Wir hatten außerdem ausgeführt, dass es für das Gelingen eines E-Learning-Projektes wichtig ist, dass die frühzeitige Einbindung aller am E-learning-Projekt Beteiligten und aller Stakeholder maßgeblich für die langfristige Akzeptanz sichergestellt ist.

Daneben müssen zu Beginn die Projektziele, aber auch alle technischen und organisatorischen Anforderungen vollständig erfasst werden, bevor es in die technische Umsetzung geht.

Wozu brauche ich ein Pflichtenheft ?

Im Vorfeld der technischen Umsetzung muss genügend Zeit eingeplant werden, die inhaltlichen und technischen Anforderungen in einem Anforderungskonzept –  auch Pflichten- oder Lastenheft genannt –  zu erfassen. Darin sind konkrete Anforderungen in Bezug auf Technik, Funktionalität und Qualität festgehalten. Das Pflichtenheft, oft auch technisches Anforderungspapier genannt, dient der Auswahl des richtigen technischen Systems.

Wie wähle ich das geeignete Umsetzungs-System aus?

Neben den technischen Anforderungen sind auch Budgetfragen wesentlich für die Auswahl des richtigen Systems. Welche Budgets stehen dem Unternehmen dafür überhaupt zur Verfügung und welche Investitionen werden außerdem neben der Systemimplementierung benötigt. Welche Erfahrungen gibt es mit dem Anbieter und ist sein System auch bei späteren Anpassungen für das eigene Unternehmen geeignet (Flexibilität, Kosten, Schnelligkeit der Umsetzung, Komplexität).

Welche Systeme gibt es hierzu überhaupt?

Ein LMS (Lernmangement-System) – auch Lernplattform genannt, ist das technische Herzstück eines E-Learning. Die wohl weltweit bekannteste Plattform ist Moodle, andere verbreitete Lösungen sind Ilias und OpenOLAT.

Ein LMS benötigt man zur Kurs- und Teilnehmerverwaltung, zur Auswertung des Lernerfolgs und für die Kommunikation mit den Teilnehmern.

Manche Unternehmen entscheiden sich für sogenannte Software as a Service –Modelle (SaaS) , d.h. ein Nutzungs- bzw. Lizenzmodell.

Für die Nutzung und den Betrieb zahlt der Servicenehmer ein Nutzungsentgelt. Durch das SaaS-Modell werden dem Unternehmen die Anschaffungs- und Betriebskosten teilweise erspart, da der Dienstleister die komplette IT-Administration und weitere Dienstleistungen wie Wartungsarbeiten und Updates übernimmt. Zu diesem Zweck wird die IT-Infrastruktur, einschließlich aller administrativen Aufgaben, ausgelagert, und der Servicenehmer kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Wichtig ist hierbei, auch die Kosten für einen späteren Support z.B. bei nachträglichen Anforderungen oder nötigen Änderungen im Auge zu behalten.

Neben der Entscheidung für ein LMS System muss auch überlegt werden, welche Software eingesetzt werden soll, um die Inhalte zu erstellen. Dies sind sogenannten Autorensysteme, die teilweise auch bereits in den LMS Systemen angeboten werden. Als Autorenwerkzeuge werden bspw. „articulate 360“, „Adobe Captivate“, iSpring“ oder IdeaTeam“ eingesetzt.

Wie sind wir als Sozialträger vorgegangen

Vor Auswahl des technischen Umsetzungssystems wurde im Projekt ein ausführliches technisches Anforderungskonzept erstellt, das als Basis für den IT Bereich und externe Dienstleister zur Erstellung von Umsetzungsvorschlägen und –möglichkeiten diente.

Dabei wurde auch Moodle als eine Option für den Einsatz zur technischen Realisierung diskutiert. Moodle fordert aber auch gewisse Flexibilitäten und Aufwände vom jeweiligen Autor bzw. Trainer des E-Learning und war für die geplanten zukünftigen E-Learning Formate beim Sozialträger deshalb nur bedingt geeignet.

Wichtig war als Anforderung außerdem die Integration und Verknüpfung der Anmeldung und Bezahlfunktion für externe E-Learning Teilnehmer.

Deshalb hat sich das eigene Unternehmen für den Einsatz von Technik bei einem externen Dienstleister entschieden.

Das System und die Inhalte:

Damit das eLearning auch bei den eigenen Mitarbeitern Akzeptanz und Vertrauen gewinnt, sollte der eLearning Bereich auf www.stadtgrenzenlos.de und den eigenen Einrichtungsseiten installiert werden können. Als Basis CMS wurde dafür WordPress genutzt, welches mit einigen Plugins und Modulen ergänzt wurde.

Die Hauptinhalte in unserem eLearning Bereich sind selbst produzierte Videos, die wir zusammen mit Experten aus unterschiedlichen Themenfeldern produziert haben. Ergänzt werden die Video-Lektionen durch Texte, Checkliste, Downloads und Lernerfolgskontrollen. Die Lernerfolgskontrollen setzen wir variabel nach einzelnen Lektionen zur Eigenkontrolle ein und globaler zum Abschluss eines Kurses und zum Erreichen eines Kurs-Zertifikats.

Der Aufbau:

Die Struktur der Inhalte wurde in Kurse gegliedert, die wiederum in Modulen mit einzelnen Lektionen untergliedert sind. Nachdem sich ein User einloggt, sieht er eine Kurs-Übersicht bestehend aus Pflichtkursen und freiwilligen Kursen. Für Externe werden die erworbenen Kurse automatisch freigeschaltet. 

Die Bezahloptionen

Das Thema der Bezahlabwicklung ist sehr aufwendig und benötigt viele Ressourcen. Aus diesem Grund haben wir diesen Prozess an einen externen Anbieter ausgelagert und mit dem System verknüpft. Dadurch ist der Ablauf einer Bestellung und Freischaltung vollautomatisiert.

Das User-Management und Monitoring

Im Backend des Systems können wir zentral die eigenen User anlegen und verwalten. Externe User werden automatisiert ins System integriert. Ein wichtigstes Mittel sind hierbei die Bildung von Gruppen nach Berufsgruppen und Arbeitsgruppen, die im System freigeschaltet werden. Dadurch können wir die Inhalte, die über das System ausgespielt werden, an die jeweilige Nutzergruppe anpassen und müssen keine einzelne Accounts verschieben oder anpassen.

Warum haben wir uns für eine Eigenentwicklung entschieden?

Nachdem wir das Pflichtenheft erstellt hatten und dabei nicht nur auf die nächsten 12 Monate geschaut haben, sondern auch weiter in die Zukunft, wurde uns klar, dass uns eine agile Entwicklung für den eLearning Bereich sehr wichtig ist. Das war das Hauptargument für die Eigenentwicklung des Systems. Erweiterungen des Systems sind zeitlich und finanziell gut abschätzbar und bieten uns Möglichkeiten den eLearning Bereich immer mehr zu verbessern.