E-Learning – Einsatz von Projektmanagement im sozialen Unternehmen – Teil 3

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Autor: Stadtgrenzenlos Redaktion

Warum Projektmanagement bei der Umsetzung von E-Learning wichtig ist

Wir hatten in den vorangegangenen Artikel über die Gründe der Einführung von E-Learning bei sozialen Trägern berichtet und wie wichtig es ist, die Mitarbeiter in den Veränderungs- und Innovationsprozess von E-Learning zu involvieren. Die Mitarbeiter sollten motiviert werden, sich zu beteiligen und damit Teil der Veränderung zu werden.

Bei der Implementierung von eLearning ist außerdem – aufgrund der Komplexität des Themas – die Mitarbeit verschiedenster Fachexperten des Unternehmens nötig. Die Arbeit in fachbereichsübergreifenden Projektteams ermöglicht dabei einen reibungsloseren und transparenteren Ablauf.

Was bringt Projektmanagement ?

Projekte im Unternehmen sind nicht mehr wegzudenken. Im Gegenteil, deren Bedeutung nimmt immer mehr zu, denn der Trend geht hin zu immer komplexeren und interdisziplinären Projekten.

Als Projektmanagement (PM) bezeichnet man das Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten.

Die Arbeit innerhalb eines Projektteams unter Einsatz von Projektmanagement-Kompetenzen bedeutet am Ende des Tages eine effizientere Einführung und bringt auch motivierende und integrative Aspekte mit sich.

Die für ein Projekt notwendige Planung schafft Struktur und Ordnung der  Arbeitsweise der beteiligten Mitarbeiter. Zeiteinsatz bzw. Zeitbedarf werden optimiert und die Einhaltung der vereinbarten Zwischentermine und des Einführungstermins sichergestellt. Planabweichungen werden frühzeitig erkannt, Folgeschritte eingeleitet bzw. Projektanpassungen für alle Beteiligten transparent durchgeführt. In der Summe sowie durch die enge Kommunikation innerhalb des Projektes führt dies zu einer besseren Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten und schafft auch Klarheit bzgl. des Erwartungsmanagements.

Auch die Teamfähigkeit kann durch das Projektmanagement gestärkt werden. Das gemeinsame Lösen von Herausforderungen und gemeinsamer Erreichung der Ziele stärkt das WIR-Gefühl.

Warum Projekt-Ziele?

Die Zieldefinition sollte auch mit dem Projekt der Einführung eines E-Learnings der erste Schritt im Projekt sein.

Dabei sollten die Ziele spezifisch, messbar und realistisch terminiert sein. Ziele unterstützen bei der Auswahl der entsprechenden Lösungswege, kleinere Zielabschnitte sind die Basis für die einzelnen Aufgabenblöcke und die Zieldefinition ist unabdingbar für den gesamten zeitlichen Ablauf des Projektplans.

Aufgaben des Projektmanagements

Die Aufgabe des Projektmanagements lässt sich in vier grobe Teilaufgaben aufteilen. Die Projektdefinition inkl. Zieldefinition, Ausgangssituation, Grobplanung, Organisation und Kick-off macht den Anfang. Die Projektdurchführung mit der Feinplanung, der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, der Auftragsvergabe an die Projektteilnehmer, Teamentwicklung und Teamsteuerung macht zumeist den zeitlich größten Anteil aus. Ein Projektcontrolling mit Erfolgskontrolle, Dokumentation und Qualitätsmanagement sowie ein Change- und Risikomanagement ist während des Projektes als auch bei Projektabschluss unabdingbar. Bei Projektabschluss erfolgt quasi die Endabnahme sowie die Nachkalkulation. Als Rückblick empfiehlt sich im letzten Schritt auch immer ein „lessons learnt“ als Projektbilanz. Schließlich sollen sich Fehler beim nächsten Projekt nicht wiederholen.

Der Einsatz von Projektmanagement beim Kinder- und Jugendhilfeträger

Der Einsatz eines Projektmanagements mit den entsprechenden Werkzeugen und –kompetenzen ist in der sozialen Arbeit durchaus keine Selbstverständlichkeit. Im Zeitalter der Digitalisierung werden aber auch dort immer komplexere Projekte mit technischen Aspekten umgesetzt werden müssen, die klassische Projektmanagement Kompetenzen notwendig machen.

So erforderte die Umsetzung von E-learning wie bereits aufgeführt die Formulierung klarer Ziele, eine Planung und die klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten und Aufgaben. Die Disziplin der Einhaltung von vorab vereinbarten Terminen für die Arbeitspakete muss eingefordert werden, um erfolgreich sein zu können. Projektmeetings mit Agenda, Zeitrahmen sowie Zuständigkeiten sowie Dokumentation der Aufträge und Ergebnisse sind unerlässlich.  Auch Anforderungen wie z.B. technische Anforderungen an die IT für die Implementierung eines eLearnings müssen klar formuliert und dokumentiert werden, um die entsprechend beste technische und auch wirtschaftliche Lösung durch die IT oder einen externen Dienstleister in der Umsetzung zu erhalten.

Das Projektteam sollte das Management und die Stakeholder (d.h. die Personen und Gruppen, die Ansprüche oder Anforderungen an das Projekt stellen) stets über den Projektstatus auf dem Laufenden halten.

Im Fall von stadtgrenzenlos wurde für den Bereich der Kinder- und Jugendhilfe ein Projektteam aus Fachkräften der Bereiche IT, Fortbildung, Qualitätsmanagement, PR und internen Trainern bzw. zuständigen Fachkräfte für inhaltliche Themen der Seminare gebildet.

Es wurde eine Mischform von agilem und klassischen Projektmanagement eingesetzt. Zu Beginn gab es einen groben Fahrplan. Änderungen bei Anforderungen, Wünsche oder Meinungen durch Stakeholder im Management und Vorstand änderten im Verlauf den Umfang und wurden entsprechend berücksichtigt.

Einfachheit stand im Vordergrund genauso wie auch die Selbstorganisation der Teams bei der Umsetzung. Das Projekt wurde in zeitliche Etappen eingeteilt. Erste Zwischenergebnisse wurden dem Management bzw. Auftraggeber vorgelegt und Anforderungen abgeglichen.

Dennoch tauchten bereits in der Planungsphase des Projektes Schwierigkeiten auf. Vorab mit den Teilnehmern abgestimmte Projektmeeting-Termine wurden z.B. von einzelnen Projektteilnehmern kurzfristig nicht wahrgenommen bzw. Aufträge trotz zeitlicher Planung und Zusagen nicht eingehalten. Als Begründung wurden häufig Ressourcenengpässe oder andere kurzfristige „wichtigere“ Termine angeführt. Hier half die Rückendeckung durch die Stakeholder.

Die Unternehmensleitung machte die Wichtigkeit des Projektes und die damit verbundene Erwartung einer zeitnahen Implementierung deutlich und stellte die notwendige finanzielle Unterstützung sicher.

Das Projektteam konnte dadurch die Ressourcen sicherstellen und für die technische Implementierung und spezieller fachlich inhaltlich E-Learning-Konzepte auch auf externe Dienstleister zugreifen. Die Dienstleister wurden entsprechend in die Projektmanagement-Strukturen integriert, so dass das Projekt wieder Fahrt aufnahm.

Zusammenfassung

Die digitale Transformation in sozialen Unternehmen – wie am Beispiel von stadtgrenzenlos und der Einführung von E-Learning aufgezeigt -, bedeutet, dass auch  soziale Träger immer mehr Arbeit in Projektform organisieren müssen.

Projektarbeit verändert die Kultur eines Unternehmens und Sozialträgers. Die Unternehmensleitung und das Management sollten zu 100 Prozent hinter der Projektarbeit stehen und sich wie die Mitarbeiter auf den damit einhergehenden Mentalitätswandel einlassen.

Das bedeutet in sozialen Unternehmen aber auch, dass die Linie für ein Projekt nach hinten tritt. Um dies sicherstellen zu können, werden hier zusätzliche Zeitfenster beim Einsatz von Fachkräften innerhalb von Projekten mit einkalkuliert werden müssen. Betreute müssen nach wie vor in selber Zeit und Qualität betreut werden. Dies erfordert entweder zusätzliches Personal oder zusätzlich einkalkulierte Zeiteinheiten, die ausschließlich dem Projekt zur Verfügung stehen.

Der Einsatz von Projektmangement-Tools und –Methoden ist notwendig, um die Projektprozesse zu standardisieren. Dabei kann der Einsatz einer Software hilfreich sein.

Dabei ist es unerheblich, ob agile oder klassische Projektmanagement-Methoden bzw. Mischformen eingesetzt werden. Es können durchaus agile Ansätze in ein Projektmanagement klassischer Prägung integriert werden;  Aufgaben bzw. Arbeitspakete gibt es in jedem Projekt, egal welche Methoden angewandt werden.

In mit Projektarbeit noch nicht so erfahrene Unternehmen sollten vorab die Spielregeln für die Projektarbeit vereinbaren. So hat u.a. jede Besprechung ein Ziel, eine Agenda, ein Ergebnis und eine Auftrags- (to-do) Liste. Jedes Teammitglied muss seine Aufgaben mit hoher Qualität termingerecht und selbstverantwortlich erledigen.

In keinem Fall sind die Dokumentation, ein kontinuierliches Projekt-Controlling sowie Veränderungsmanagement und die Nachkalkulation zu vernachlässigen.

Um dies alles sicherzustellen, bedarf es sehr guter Projektmanager und die Vermittlung von Projektmanagement Kompetenzen bei den Mitarbeitern sowie ein gewisses Selbstverständnis,  innovative Themen in Projektform zu realisieren. Das geschieht sicherlich nicht von heute auf morgen, doch gute vorgelebte Beispiele sowie Weiterbildung helfen, Projektmanagement langfristig in Unternehmen zu verankern.

Agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement hat den Ursprung in der Softwareentwicklung und steht als Oberbegriff für verschiedene agile Projektmanagement-Methoden. Diese Methoden basieren auf agilen Prinzipien bzw. Charakteristiken:

- Agile Prozesse nutzen Veränderungen auch in der späten Entwicklungsphase zum Vorteil des Kunden
- Möglichst tägliche Zusammenarbeit von Fachexperten und Entwicklern während des Projekts
- Bereitstellung des Umfeldes und der Unterstützung, die von Projektmitgliedern für die Aufgabenerfüllung benötigt wird
- Informationsübertragung möglichst von Angesicht zu Angesicht
- Einfachheit: KISS Prinzip „keep it simple and stupid“. Das KISS Prinzip fordert, zu einem Problem eine möglichst einfache Lösung anzustreben
- Selbstorganisation der Teams bei Planung und Umsetzung
- Einhalten eines gleichmäßigen Arbeitstempos von Auftraggebern, Entwicklern und Nutzern für nachhaltige Entwicklung
- Ständiges Augenmerk auf technische Exzellenz und gutes Design
- Selbstreflexion der Teams über das eigene Verhalten zur Anpassung im Hinblick auf Effizienzsteigerung

Typisch dabei ist ein iteratives Vorgehen. Am Anfang steht eine Produktvision und eine Grobplanung. Das Projekt ist noch nicht detailliert ausgeplant, d.h. eine Anpassung an neue Anforderungen und sich ändernde Rahmenbedingungen ist auch während der Projektlaufzeit möglich. Am Ende jeder Planetappe steht ein funktionsfähiges Zwischenprodukt, das dem Auftraggeber zur Kontrolle vorgelegt wird. Anhand der Rückmeldung der Stakeholder wird dann am Produkt weitergearbeitet.
Während bei der Entstehung des agilen Projektmanagements die Einbindung des Kunden in den Entwicklungsprozess mit einer sehr offenen Gestaltung des Konfigurationsmanagements stand, so sind mittlerweile auch die Bereich Risikomanagement und Qualitätsmanagement weitere wesentliche Bestandteile geworden. Indem zunehmend traditionelle Methoden und Aspekte des Projektmangements in die agile Vorgehensweise integriert werden, verschwimmt die Abgrenzung zwischen beiden Projektmanagement-Auffassungen immer mehr.


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